Jak przebiega uruchomienie
Kroki od kompletnej listy klienta do comiesięcznej obsługi odrzuceń oraz podział zadań.
- W sandboxiekontrola gotowości
- Planowaneżadne uruchomienie jeszcze się nie odbyło
Prostymi słowami
Uruchomienie to jedno zlecenie o stałym zakresie dla jednego podmiotu prawnego, jednego eksportu z jego ERP (systemu do zarządzania firmą), jednego krajowego kanału przesyłania i jednego rodzaju faktur wychodzących. Zaczyna się, gdy lista klienta jest kompletna, obejmuje pierwszą poprawną fakturę testową i 14 dni poprawek, a potem przechodzi w comiesięczną obsługę odrzuceń. Dla żadnego klienta nie przeprowadzono jeszcze uruchomienia, więc ta strona opisuje plan, a nie relację z jego przebiegu.
Co obejmuje jedno uruchomienie
- Jeden podmiot prawny z identyfikatorem podatkowym w kraju kanału przesyłania.
- Jeden eksport z ERP. Zmapowane są Business Central i SAP Business One (zob. wersje mapowania).
- Jeden kanał przesyłania: Niemcy, Peppol, Francja, Polska lub Rumunia (zob. kanały i kraje).
- Jeden rodzaj faktur wychodzących: faktury, które wystawia klient. Odbiór faktur nie jest objęty zakresem (zob. czego eurinvoice nie robi).
Wszystko ponad to uzgadniamy i wyceniamy osobno. Ceny są w ofercie dla partnerów, a nie w tej dokumentacji.
Podział zadań uzgadniamy na piśmie dla każdego projektu. Poniższe listy pokazują typowy podział: partner odpowiada za konfigurację ERP i komunikację z klientem, a eurinvoice za mapowanie, kontrole krajowe, kanał przesyłania i przekazanie. Klient, który kupuje bezpośrednio, nie ma partnera, więc zadania partnera przejmuje jego własny zespół.
Lista klienta jest kompletna
Klient dostarcza to, co wymienia strona co dostarcza klient: przykładowy eksport obejmujący każdy wariant faktury, działający dostęp do systemu źródłowego, kanał przesyłania z aktywnym sandboxem, dane dostępowe do sieci lub administracji danego kanału, pisemne decyzje dotyczące podatków, wskazanego opiekuna technicznego i miejsce na zwracany status. Przeprowadzamy kontrolę gotowości i zapisujemy GO albo NO-GO. Termin zaczyna biec od GO, a nie od podpisania umowy.
Uwaga
Niektóre kroki nie wliczają się do terminu: rejestracja na platformie i weryfikacja tożsamości, autoryzacja udzielana przez podatnika, własne testy akceptacyjne klienta i dostępność podmiotów trzecich.
- Klient: dostarcza listę i pisemne decyzje.
- Partner: wskazuje opiekuna technicznego na czas prac.
- eurinvoice: przeprowadza kontrolę gotowości i zapisuje GO albo NO-GO.
Pierwsza poprawna faktura testowa
Celem jest pierwsza poprawna faktura testowa w ciągu dwóch dni roboczych od spełnienia warunków startu. Mapujemy eksport klienta i wykonujemy przebiegi próbne, aż faktura testowa przejdzie wszystkie kontrole kanału. Przebieg próbny niczego nie wysyła. Gdy kontrola się nie powiedzie, odpowiedź wskazuje pole w eksporcie klienta i podaje, kto ma je poprawić: my w przypadku naszego mapowania, partner lub klient w przypadku danych w ERP (zob. błędy).
Uwaga
Sandbox
Poprawna faktura testowa przechodzi wszystkie kontrole, a plik wymagany przepisami zostaje utworzony. Hostowany sandbox nie przechowuje jeszcze żadnych danych dostępowych do sieci, więc nic nie trafia do sieci (czyli sieci e-faktur lub platformy podatkowej, przez którą faktura jest przesyłana), a żadna administracja ani żaden punkt dostępowy nie widzi tam faktury.
- Klient: odpowiada na pytania o swoje dane i poprawia to, co wskazuje ustalenie.
- Partner: poprawia konfigurację ERP, na którą wskazuje ustalenie.
- eurinvoice: mapuje eksport, wykonuje przebiegi próbne i usuwa przyczyny ustaleń, które leżą po naszej stronie.
Czternaście dni usuwania błędów
Przez 14 dni od pierwszej poprawnej faktury testowej poprawiamy błędy w mapowaniu i w tworzonych przez nas plikach. Klucze produkcyjne wydajemy po kontrolach przed uruchomieniem (zob. sandbox i produkcja).
- Klient: testuje własne warianty faktur i zgłasza to, co wygląda na błąd.
- Partner: zbiera zgłoszenia i przekazuje je dalej.
- eurinvoice: poprawia błędy i wydaje klucz produkcyjny po kontrolach przed uruchomieniem.
Comiesięczna Obsługa odrzuceń (Rejection Care)
Po uruchomieniu za faktury z błędami odpowiada comiesięczna usługa. Faktura, którą kanał odrzuci na stałe, trafia na listę do obsługi z informacją, co jest nie tak, w którym polu i kto ma zareagować. Nigdy nie wysyłamy ponownie odrzuconego pliku w niezmienionej postaci. Dane są poprawiane w ERP, a następnie przesyłana jest poprawiona faktura. Poziom usług określa umowa, a nie ta dokumentacja.
- Klient: poprawia własne dane, gdy wskazuje je odrzucenie.
- Partner: poprawia konfigurację ERP i informuje klienta.
- eurinvoice: analizuje każde odrzucenie, wskazuje, kto ma zareagować, i poprawia to, co leży po naszej stronie.
Czego nie obejmuje uruchomienie
- Sieci wynajmujemy. Nie jesteśmy punktem dostępowym Peppol ani francuską Plateforme Agréée, nie jesteśmy też archiwum klienta wymaganym przepisami.
- Rejestracja i weryfikacja tożsamości prowadzone przez samą sieć pozostają po stronie klienta i trwają tyle, ile przewiduje sieć.